Már lassan 1,5-2 éve annak, hogy ha kinyitjuk az újságokat vagy az online sajtót, akkor két témában mindig szembejön valamilyen cikk vagy elemzés: az egyik a munkaerőhiány, a másik pedig a negyedik ipari forradalomként is emlegetett digitalizáció.
Munkaügyi portál: A mai napig nagyon sok cég még papír alapon készíti el és tárolja a munkaidő beosztásokat, munkaidő nyilvántartásokat és papír alapú munkabér elszámolásokat készít és ad a munkavállalói részére. Hogy látod, a hazai munkáltatók fel vannak készülve arra, hogy azokat a folyamataikat, amelyek eddig papír igényes folyamatok voltak belátható időn belül digitalizálják?
Úgy látom, hogy a cégek – lényegében mérettől függetlenül – kezdik felismerni, hogy ez már szinte nem opció, hanem a fejlődés kötelező útja. Egyre többen „ébrednek fel” és nyitnak a digitális megoldások felé. Már 10-20 fős boltok, patikák, üzemek is felismerik, hogy mennyi idő-energiát spórolhatnak, miközben sokkal szabályosabban tudnak működni. A nagyobb cégek pedig robbanásszerűen indulnak meg ezen az úton. Nagy átmenet zajlik most véleményem szerint.
Ami gátja ennek a folyamatnak, hogy még mindig sok cégvezető gondolkodik „okos” megoldásokban, melyek nem mindig jogszabály-konformok, illetve az informatikai támogatásuk a következetlenség miatt szinte lehetetlen. Fel kellene ismerni, hogy a leszabályozott működésből következő kiszámíthatóság, biztonság, időmegtakarítás behozza az esetlegesen megjelenő többletköltségeket.
Munkaügyi portál: Hogy látod, miért vagyunk ezekben a folyamatokban lemaradva, más olyan országokhoz képest, mint amilyen pld. Észtország?
Szerintem ott a vállalkozások, illetve cégvezetők általános informatikai felkészültsége és nyitottsága jóval magasabb szinten áll, így sokkal érettebbek minden területen a nyitásra és az IT alapú fejlesztésre. Itthon ezzel elég komoly bajok vannak még, a menedzserek elképzelései nem reálisak: „űrhajót akarnak építeni fillérekből”. Azaz nagyon kicsi az informatikára szánt büdzsé, mert nem tudják felismerni az ebben rejlő megtakarítási lehetőségeket. Miközben ha elindítanak egy IT projektet, akkor olyan túlzó igényeket támasztanak, melyek megvalósítása nemcsak költséges, de felesleges is sokszor. Ez igaz a kisebb és nagyobb vállalatok esetében is.
Nagyon jó olyanokkal dolgozni, akiknek már van rendszerbevezetési tapasztalata és ezáltal korrektebben tudja kezelni a megrendelő-beszállító kapcsolatot, az időbeli ütemezést, egyedi igényeket, hibák megjelenését stb.
Munkaügyi portál: Mit gondolsz, van ezekben a folyamatokban felelőssége az államnak? Itt arra gondolok, hogy az osztrák vagy az ír szabályozáshoz képest a magyar nem szabályozza pld. az elektronikus munkaidő nyilvántartó rendszereket semmilyen formában, így ha egy munkáltató elektronikus nyilvántartást is vezet, egy hatósági ellenőrzés (vagy bírósági eljárás) során végül papír alapon kell benyújtania.
Szerintem ez nagyon komoly probléma. Vért izzadunk a rendszer munkaidővel kapcsolatos moduljainak fejlesztésével olyan tekintetben, hogy soha nem teljesen egyértelmű az elvárásrendszer, amiben működni kell. Az informatika meglehetősen fekete-fehér megoldásokat ismer, pontosan le kell szabályozni a folyamatokat. Ha a jogszabály nem fogalmaz világosan, akkor a legrosszabb esetre kell felkészülni és ezért megjelennek az elektronikus folyamatok végén a papír kimenetek. Nem ebbe az irányba kellene haladni. Nagyon korrekt és jól értelmezhető szabályozásra lenne szükség, amiben a jogszabályi kereteket be lehet tartani teljesen elektronikus működés mellett is, anélkül hogy bármi kétség felmerülne.
Munkaügyi portál: Milyen trendeket látsz a „papírról a digitálisra” való áttérés kapcsán, a HR területén?
Ahogy korábban is említettem, én úgy látom, hogy elég komoly fejlődés indult meg a HR folyamatok digitalizálódásában. Nagyon sok megkeresést kapunk a legkülönfélébb szervezetektől: egyetemektől és nonprofit szervezetektől kezdve a különböző területeken működő cégekig. És nagyon sok a kisméretű cég, aki nyit a HR informatika felé. Mivel a mi rendszerünk, a hrMaster, nemcsak munkaidő kezelésre nyújt megoldást, hanem komplex megoldást szállítunk, így globálisan van rálátásunk a trendekre. A munkaidő nyilvántartás jogszabályi kötelezettségből is fakadóan népszerű terület, de annak is örülök, hogy például a teljesítményértékelés vagy a toborzás-kiválasztás is rohamosan fejlődik technológiai oldalon. De számos egyéb példát is említhetnék.
Azt gondolom, hogy az elmúlt évtizedekben a HR jelentősen lemaradt a többi vállalati terület mellett, ami a digitalizálódást illeti. Most megindult egy felzárkózás, de valószínűleg évek kellenek, amíg megfelelő szintre kerülnek a személyügyi folyamatok is. Fel kell ismerni hazánk hátrányát is a nemzetközi szinthez képest. Nemrég olvastam egy nemzetközi tanácsadó cég 2018-as HR piaci riportját, amiben áttekintették a HR informatikai rendszerek evolúcióját. A magyar cégek jelentős része még valahol a 90-es évek szintjén áll nemzetközi összehasonlításban, azaz már egy nyilvántartó rendszernek is örülnek az Excelek helyett. A helyzet persze egyre jobb, főleg a nagyobb vállalatoknál, de jelentős tér van még a fejlődésre. Már a BI és az AI a hívószavak a HR technológiák élvonalában. El kellene érnünk az adatvezérelt működés szintjére, ahol tudatosan hozzák a vezetők a döntéseiket az adatok elemzésével.
Munkaügyi portál: Tíz év múlva – 2027-ben – szerinted hogyan készülnek majd a munkaidő beosztások, azok hogyan lesznek közölve a munkavállalókkal, milyen módon történik majd a munkaidő nyilvántartása, munkabérek elszámolása?
A mobileszközök szerepe egészen bizonyosan felértékelődik e területen is. A munkavállalók már teljes természetességgel fogják elvárni, hogy minden információ a zsebükben lévő eszközön álljon azonnal rendelkezésre. Szerintem a tényadatok követése is ezekhez kapcsolódik majd, összeépülve a most használatos beléptető rendszerekkel. De jó eséllyel az IoT (Internet of Things) terjedése is további lehetőségeket fog adni arra, hogy a dolgozók üzemegységen belüli mozgását kövessék, monitorozzák és abból következtetéseket vonjanak le a szoftverek.
A munkabérek elszámolása is a real-time irányba fog haladni, ahol az adatok azonnali feldolgozása valósul meg. A folyamatok lerövidülnek és az adatok azonnal rendelkezésre állnak. Az erőforrástervezés automatizmusa növekszik és egyre inkább adatvezérelt lesz.
Más trendeket figyelembe véve viszont, az olyan szektorokban mint az informatika, az várható, hogy a munkaidő kezelésének szabályai fellazulnak. Egyre kötetlenebb keretek között dolgoznak a munkavállalók, akik inkább teljesítmény mint idő alapú elvárásokat igényelnek, mert nem szeretik az időbeli elszámoltatást. Ez a munkaidő beosztások és nyilvántartások egyszerűsödését hozzák magukkal. Több ilyen területen dolgozó ügyfelünk már ma is szinte csak a távolléteket kezeli.
Munkaügyi portál: A BDO Magyarország 2017. november 14-i V. MUNKAIDŐ EXPO rendezvényén – többekkel együtt – Te is előadó leszel. Az elektronikus munkaidő nyilvántartásokról tartasz előadást. Miért aspektusból fogod a kérdést körbe járni és miért van a témának kiemelt jelentősége?
Szeretném a munkavállalói élmény és az ember középpontba helyezésével megközelíteni ezt a témát, mert úgy érzem, hogy ez nagyon fontos napjainkban. A munkaerőpiaci helyzet egyre nehezebb, ahol a munkavállalók elkötelezése kiemelt szerepet kap.
A munkaidő nyilvántartás vezetése – sajnos be kell látnunk – nem örömteli feladat, inkább elvárás és kötelesség. De miért ne tehetnénk ezt a lehető legegyszerűbb módon, felhasználóbarát környezetben és profi folyamatokkal támogatva? Érezze a kollégánk, hogy átgondolt a rendszer, ami a lehető legkisebb terhet rója rá és legyen élvezet a használata. Az adminisztráció csökkentésével pedig legyen lehetőség az embert a középpontba állítani és a személyes interakciókat növelni, ami különösen jó hatással lehet az elköteleződésre.
Mindezek mellett szeretnék példákat hozni az adatvezérelt működésre, a munkaidő adatok feldolgozási lehetőségeire és riportolására, melyek a menedzsment számára nyithatnak meg új perspektívákat.